Guia prático de obrigações fiscais para comerciantes

Guia Prático de Obrigações Fiscais para Comerciantes: Da Conformidade à Valorização Empresarial

Cumprir as obrigações fiscais é mais do que uma imposição legal — é um elemento central de credibilidade, sustentabilidade e valorização empresarial.
Num contexto económico em que fusões, aquisições e transmissões de estabelecimentos comerciais são cada vez mais comuns, o rigor fiscal deixou de ser apenas “compliance”: passou a ser estratégia.

Durante um processo de due diligence, irregularidades em IVA, IRC, retenções ou inventários podem gerar ajustes de preço, cláusulas de indemnização ou até a suspensão de negócios.
Este guia apresenta uma síntese prática e aprofundada das principais obrigações fiscais que os comerciantes em Portugal devem cumprir — não apenas para evitar riscos, mas para acrescentar valor à empresa.

1. O Calendário Fiscal Nuclear: IVA, IRC, IES e Retenções

O sistema fiscal português assenta num conjunto de obrigações periódicas, cujo cumprimento rigoroso é o primeiro sinal de boa governação financeira.

1.1 IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado

O IVA é regulado pelo Código do IVA (CIVA) e constitui um dos principais focos de controlo da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
A sua correta gestão depende de três dimensões fundamentais: enquadramento, periodicidade e regularização.

Periodicidade:
- Regime mensal para sujeitos passivos com volume de negócios superior a €650.000;
- Regime trimestral para os restantes.
Prazos:
- Declaração periódica entregue até ao dia 20 (mensal) ou dia 20 do segundo mês seguinte (trimestral);
- Pagamento até ao dia 25 subsequente.
Questões críticas:
- Regularização de adiantamentos, notas de crédito e autofaturação;
- Aplicação de isenções do artigo 53.º do CIVA (regime de isenção para pequenos comerciantes);
- Enquadramento OSS/IOSS para vendas intracomunitárias no e-commerce B2C;
- Correção de IVA dedutível em bens de investimento (artigos 23.º e 24.º do CIVA).

Boas práticas:

Conciliação mensal entre o e-Fatura, livro de registo de IVA e SAF-T (PT);
Revisão de operações mistas e de percentagens de dedução parcial;
Verificação de faturas emitidas em série errada ou com ATCUD ausente (não dedutíveis).

1.2 IRC – Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas

O CIRC (Código do IRC) rege a tributação das empresas e sociedades comerciais.
Além de apurar o imposto devido, o IRC espelha a qualidade da contabilidade e a maturidade de controlo interno da empresa.

Modelo 22:
- Entrega até ao último dia do 5.º mês após o encerramento do exercício (habitualmente 31 de maio);
Pagamentos por conta:
- Até 31 de julho, 30 de setembro e 15 de dezembro;
Pagamento especial por conta (PEC): revogado em 2023, mas com efeitos residuais em correções;
Derrama municipal e estadual: consoante o volume de negócios e a localização da sede;
IES/Declaração Anual:
- Entrega até 15 de julho, acompanhada do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade e dos anexos contabilísticos e fiscais obrigatórios.

Pontas de risco em due diligence:

Existência de perdas fiscais reportáveis sem suporte documental;
Diferenças entre lucro contabilístico e lucro tributável não explicadas;
Benefícios fiscais (RFAI, SIFIDE, DLRR) mal enquadrados ou sem documentação de suporte.

1.3 IRS e Retenções na Fonte

Mesmo comerciantes em nome individual ou sociedades de pequena dimensão têm deveres enquanto entidades pagadoras:

Retenções a prestadores de serviços (recibos verdes): taxas variáveis entre 11,5% e 25%;
Rendimentos de capitais: 28% salvo opção por englobamento;
Declarações e prazos:
- Entrega mensal até ao dia 20 do mês seguinte;
- Mapas anuais de rendimentos e retenções até fevereiro do ano seguinte.

A falta de entrega ou entrega fora de prazo gera coimas automáticas e é detetável pela AT em cruzamento de dados (e-Fatura, DMR, e-Recibos).

2. Faturação, Inventários e Auditoria Digital

2.1 Faturação e Software Certificado

De acordo com a Portaria n.º 195/2020, é obrigatório o uso de software de faturação certificado pela AT.
Cada documento deve conter:

ATCUD (Código Único do Documento);
QR Code;
Série documental registada e validada.

Erros típicos detetados em auditoria:

Faturas duplicadas ou anuladas sem nota de crédito;
Falta de comunicação eletrónica à AT (ficheiros omitidos);
Numerações manuais paralelas.

Recomendações práticas:

Revisão mensal de sequências numéricas;
Backup automático de ficheiros SAF-T;
Política interna de autorização de crédito e devoluções.

2.2 Inventários: Valorização e Comunicação

O inventário reflete a integridade do balanço e é frequentemente um dos pontos mais problemáticos em inspeções fiscais e processos de venda.

Comunicação obrigatória: até 31 de janeiro do ano seguinte (art. 3.º-A da Portaria n.º 2/2015);
Inventário valorizado: obrigatório para empresas com faturação superior a €100.000;
Métodos aceites: FIFO, LIFO (com restrições), custo médio ponderado ou custo específico.

Aspetos críticos:

Diferenças entre inventário comunicado e valor contabilístico do CMVMC;
Existência de stock obsoleto ou com valor superior ao preço de mercado;
Falta de reconciliação física e contabilística.

Em M&A, ajustes de inventário são uma das principais causas de redução do preço de compra.

2.3 Conciliações e Auditoria Digital

A AT realiza auditorias automáticas através de cruzamento de dados SAF-T, e-Fatura e extratos bancários.
Diferenças sistemáticas são interpretadas como riscos de evasão ou erro estrutural.

Medidas preventivas:

Conciliação mensal bancária e de clientes/fornecedores;
Verificação de divergências entre IVA liquidado e declarado;
Revisão de documentos emitidos fora de série fiscal.

Empresas com reconciliações regulares e histórico limpo de notificações reduzem em 30% o tempo médio de auditoria em due diligence fiscal.

3. Pessoas, Contribuições e Responsabilidade Social

3.1 Folhas Salariais e Cumprimento de Obrigações Sociais

O processamento salarial envolve múltiplas entidades e obrigações:

DMR (Declaração Mensal de Remunerações): entrega até ao dia 10;
Contribuições para a Segurança Social: até ao dia 20;
Retenção de IRS: até ao dia 20 do mês seguinte ao pagamento.

As ajudas de custo, despesas de representação e utilização de viaturas devem ser suportadas por políticas internas escritas, com base no artigo 23.º-A do CIRC e no Decreto-Lei n.º 106/98.

A ausência de documentação de suporte pode implicar reintegração fiscal de custos e coimas por irregularidades laborais.

3.2 Prestadores, Subcontratados e Comissionistas

O enquadramento de prestadores de serviços externos (recibos verdes, agentes comerciais, comissionistas) exige atenção:

Confirmação do enquadramento em IVA (regime normal, isenção, autoliquidação);
Verificação da retenção na fonte obrigatória;
Contratualização clara com cláusulas fiscais e de responsabilidade contributiva.

Em contratos de comissionistas, aplica-se o regime de autofaturação e autoliquidação de IVA (artigo 2.º n.º 1 alínea i) do CIVA).

4. Fiscalidade e Valorização em M&A

4.1 A Perspetiva do Investidor

Em processos de fusão, aquisição ou entrada de capital, a análise fiscal (tax due diligence) é determinante.
Os investidores procuram:

Declarações fiscais coerentes e consistentes;
Ausência de contingências;
Estrutura documental organizada e conciliada.

Falhas em IVA, IRC ou retenções originam ajustes negativos no preço de compra e retenções em escrow accounts para cobrir potenciais riscos.

4.2 Benefícios Fiscais e Incentivos à Valorização

Os principais instrumentos de valorização fiscal são:

RFAI (Regime Fiscal de Apoio ao Investimento): dedução à coleta de IRC por investimentos produtivos;
SIFIDE II: dedução à coleta por despesas de I&D;
DLRR (Dedução por Lucros Retidos e Reinvestidos): aplicável a PME.

Estes benefícios só geram valor se:

Forem devidamente documentados;
Estiverem reconhecidos contabilisticamente;
Possuírem aprovação ou validação da AT.

Na ausência de suporte, os auditores classificam-nos como riscos contingentes, neutralizando o seu impacto na valorização.

5. Conclusão: Disciplina Fiscal é Estratégia

A disciplina fiscal é um ativo intangível, com reflexo direto no valor de mercado de uma empresa.
Um comerciante que cumpre prazos, comunica corretamente os seus dados e mantém uma contabilidade coerente demonstra: